提升商务写作水平的10种有用技巧

营销学 (38) 2020-11-17 14:52:59

2020年1月3日
专业人士通过电子邮件,报告和建议书等书面形式相互交流。您在这些材料中使用的写作风格不同于个人写作,并且会影响您从同事,客户或听众那里得到的回应。良好的业务写作技巧可以帮助您清晰有效地传递信息。

在本文中,我们将介绍不同类型的商务写作以及如何提高商务写作技巧。

什么是商务写作?
商务写作是一种用于与同事,经理,利益相关者或客户进行交流的写作形式。您可以使用商务写作来共享信息和想法,传递新闻或解释新流程。商业写作的四种主要类型包括:

说明性: 这种写作形式为读者提供了在工作中遵循新流程所需的信息。它可能包括完成任务或解决问题的步骤。您可以在备忘录,用户手册以及产品或设计规范中使用指导性业务写作。
信息性: 这类写作为读者提供了可供他们参考的信息,并可以用来在组织中做出决策。您可以在报告,财务报表和会议记录中使用信息性业务写作。
有说服力的: 专业人士使用有说服力的写作来使读者做出特定的决定,例如购买产品或服务。您可以在向客户,推销或电子邮件,广告和新闻发布的项目建议中使用这种写作风格 。
事务性的: 员工在日常业务交流中使用这种写作方式来共享信息或从同事或客户那里得到特定的反应。您可能会在专业电子邮件,信件,直接消息和发票中使用事务性业务写作。
您可以将几乎所有业务通讯和文档组织为这些类型之一。

10种有用的商务写作和沟通技巧
您可以使用商务写作技巧来改善工作中的任何书面交流或文件。这里有10种商务写作和沟通技巧需要练习:

明确说明您的目的。 开始写作之前,请先了解您的写作内容以及原因。如果您知道通过编写此文档要达到的目标,则可以更轻松地实现它。另外,请确保您的业务沟通具有一个明确的目的,而不是多个要点。
使用简洁的语言。 清晰,简洁地传达您的想法。读者应快速浏览电子邮件或文档并找到所需的信息。
了解您的听众。 如果您可以理解并与听众及其兴趣保持联系,您的写作将更加有效。根据与您交流的人来选择词汇和语气。例如,在新闻稿或新闻通讯中使用友好而简单的措词。
精心组织您的想法。 从最重要的信息开始每笔业务写作。解释您为什么写作,并清晰直接地陈述您的信息。这将有助于确保阅读您的消息的每个人都能立即理解其目的。
使用主动语音。 主动语态(主体在其中进行动作的句子结构)比被动语态更强,更简洁,更容易理解。例如,与其说“您的提案将由我们的团队审核”,不如说一个积极的声音,“我们的团队将审核您的提案”。
说明事实而不是观点。 通过支持您的数据和统计数据来建立信任和信誉。如果您确实添加了意见,请确保读者知道这是避免混淆的观点。
保持您的写作没有错误。 干净的书写听起来专业可靠,请在阅读每个文档之前仔细阅读所有文档,以查找和纠正语法,拼写和标点错误。
显示信心。 用自信的语气来证明自己的知识和信誉。从购买产品到接受您的决定,自信还可以使您的读者更有可能回答您想要的事情。
使用简单的格式。 使用干净专业的字体和大小,以便您的文字易于阅读。如果增加副标题,空格和项目符号要使文档更易于扫描的功能,请添加这些功能。同样,在可能的情况下,用图表或图形替换大块文本。
保持对不同类型写作的适应性。 商业通信采取多种形式,其中可能包括书面报告,直接消息传递或社交媒体帖子。了解如何在每个平台上适应您的语气和格式,同时保持专业水平和一致的声音。

如何提高商务写作技巧
在编写过程之前,之中和之后执行以下步骤,以提高您的业务写作技巧。

简明扼要
确定您的听众和语气
仔细校对和编辑
保持积极和平易近人
跟随您的品牌风格
1.简明扼要
通读您的文章,找到可以用简短的常用单词代替长或复杂的单词的地方。删除不必要的形容词和副词。将被动语态更改为主动语态也可以使您的语言更加简洁。

您还可以通过有意义的方式组织内容来提高清晰度。首先,确定并向读者或听众讲话。然后,清楚说明文档的目的。在此之后,将提供一系列逻辑信息,这些信息可支持您的目的并告诉您的读者您想要什么。

2.确定您的听众和语气
确保知道何时在写作中使用对话式和专业语调。例如,您可以使用对话语调与客户互动,并使用专业语调与公司投资者共享信息。在对话式商务写作中,您可以使用日常用语和缩略语(例如,“我们是”而不是“我们是”)来简化流程。在技​​术业务写作中,通常可以使用更复杂的术语。

为了帮助吸引观众的注意力,请选择无偏见的词,并尊重所有种族,性别和背景来写作。例如,不要说“主席”,而要使用“主席”。

相关: 出色商务写作的5个步骤(带提示)

3.仔细校对和编辑
您可能需要通过查找错误并多次确保可读性来阅读和修改文档,然后再发送。让其他人阅读它,以发现您可能遗漏的错误,尤其是当您编写重要的报告或新闻稿时,很多读者会看到。考虑还使用在线拼写或语法检查器来捕获常见错误。

4.保持积极和平易近人
通读您的文章以确保语调是积极的,并且文字中包含令人鼓舞的语言。积极的用语吸引读者,并可能使他们更有可能以使您受益的方式对您的信息做出反应。将否定短语改写为更积极的建议。例如,您可以将“不要错过截止日期”更改为“在5月1日之前订阅以访问这些专有功能”。除非您要编写正式的业务文档(例如报告),否则请以“您”的身份来称呼读者,以使他们感到自己是信息的重点。

5.跟随您的品牌风格
许多公司在所有消息中都包含品牌个性。了解您的品牌风格,并在写作中使其与之相匹配,以保持一致性。一些公司提供了样式指南,供员工在创建内容时遵循,可以在准备文档时使用。例如,如果您的公司展示了一种更加轻松的文化,则可以通过友好而随意的写作来体现这一点。

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